Çeşitli nedenlerle diplomasını kaybendeler diploma kayıt örneğini çıkararak diploma yerine kullanabilir.
2012 yılından önce ilkokul, ortaokul, ilköğretim okulu mezunlarından diplomasını alamayan veya kaybedenler, okul müdürlüğüne bir dilekçe ile başvurur ve okul müdürlüğünce kendisine onaylı Diploma Kayıt Örneği EK-14 verilir. (Çeşitli nedenlerle okul kayıtları ortadan kalkmış ise, belgesini kaybedene öğrenim durumunu kanıtlaması şartıyla Belge Örneği EK-15 düzenlenir.)
Okulu kapananların ise İl Milli Eğitim Müdürlüğüne başvurması gerekmektedir.
e-Okul sisteminde kaydı bulunanlardan öğrenim belgesi veya diplomasını kaybedene e-Okul sistemi üzerinden onaylı belge verilir.
2008 yılı sonrası lise mezunları e-devlet üzerinden belge alabilmektedir.
Diploma veya öğrenim belgeleri kayıpları sıklıkla karşılaşılan sorunlardır. Evrakları tekrar çıkarmak ise bazen çok zor olmaktadır. Bu nedenle bu belgeleri alır almaz Noter’e tasdik ettirmeniz büyük kolaylık sağlayacaktır. Noter’e tasdik ettirilen diplomanın bir kopyası Noterde kalacaktır ve diploma sureti aynı zamanda diplomanın aslı gibidir. Diploma fotokopisine aslı gibidir kaşesi basıldıktan sonra diploma fotokopisi resmi kurum ve kuruluşlarda kullanılabilir.